Herramientas para gestionar proyectos y tareas

Iniciando el curso cerrando proyectos y retomando otros, qué mejor momento para replantearse cómo seguirlos y llevarlos a cabo. Preguntaba en Twitter recomendaciones y sugerencias sobre aplicaciones online para gestionar proyectos. Recopilo aquí algunas conclusiones pero no esperes encontrar UNA única solución, lo cierto es que depende del tipo de proyectos, cantidad de tareas y personas involucradas. En definitiva depende de tu actual etapa profesional.

Pizarra con post-itsLlevo persiguiendo este "santo grial" de la herramienta perfecta de GTD (Getting Things Done) desde que era estudiante. He probado Microsoft Project, programé mis propias herramientas en Access y he usado distintas variantes y combinaciones de hojas de cálculo, Outlook, pizarras Veleda con post-its, libretas, folios, cuadernos con espiral, moleskine, etc..

Con la aparición y consolidación de herramientas online de tipo SaaS (Software As A Service) e incluso de aplicaciones para smartphones, la búsqueda se ha ido acercando a la posible herramienta perfecta. La planificación perfecta a mi entender tiene unas reglas de oro que debe contemplar cualquier sistema:

Anatomía de una tarea:

  • Una tarea debe incluir una fecha prevista de finalización, SIEMPRE. Es difícil a veces, y probablemente nunca se cumplirá, pero es necesario si no quieres que se convierta en un "To-do list" ingestionable.
  • Una tarea debe tener una sóla persona como propietario o responsable (por defecto eres tú). Aunque puedes asignarla a otras personas con copia en la acción y sea un trabajo en equipo, es la única manera de que no se quede la casa sin barrer...
  • Cada tarea tendrá un título elocuente y descriptivo (para cualquiera, no sólo para el propietario), que permita de un vistazo saber de qué se trata cuando lo veas dentro de una lista .
  • Incluir un sistema de reagrupación de tareas: por color, etiquetas (o tags), proyecto o tarea anterior.
  • Asignar una prioridad, como mínimo entre 3 variantes: baja, normal, alta
  • Asignar un estado, como mínimo entre 3 variantes: pendiente, en curso, terminado

Opcional y óptimamente, también puede incluir:

  • Más fechas: Inicio previsto, Final previsto, Inicio real, Final real. Necesario para trabajar con diagramas de Gantt y para comparar las desviaciones con respecto a la planificación inicial.
  • Posibilidad de acceder sencillamente a información relacionada y mas detallada: enlaces, esquemas, fotos, bases de datos, documentos de trabajo...
  • Seguimiento de actividades: llamadas, emails, vistas, eventos relacionados.
  • Conexión con base de datos de personas (clientes, proveedores), o al CRM.
  • En lugar de asignar una prioridad, desdoblarla en nivel de importancia (o relevancia) y nivel de urgencia.
  • Posibilidad de modificar dinámicamente fechas de inicio previstas cuando la tarea depende la finalización de una acción anterior. De esta manera tienes una idea global del proyecto y de las famosas "deadlines" ( fechas de entrega límites).
  • Coste previsto y coste real de cada acción
  • Si quieres pormenorizar las horas reales de tiempo dedicado a cada acción, necesitas un botón de pausa y reanudar. Suele ser necesario para realizar partes de trabajo en facturas o asignar la actividad a un centro de costes.

Si tienes dudas a la hora de crear una tarea, probablemente tengas que separarla en varias, divide y vencerás ;)

Herramientas para gestionar tareas:

  • Email, Calendario y Tareas: Es el kit básico que encuentras en un PC con Outlook, en Mac, o en Gmail o Google Apps. Básicamente creas una entrada en el calendario con cada cosa por hacer, o bien creas una tarea y le asignas una fecha para que sea visible en el calendario.
  • Google Docs: Es un recurso muy fácil que uso para proyectos sencillitos. Abres una hoja de cálculo, la compartes con las personas adecuadas y hop! Puedes completar con documentos detallads, pero lo cierto es que si se alarga la cosa, rápido echas en falta una "tercera" dimensión en la hoja de cálculo.
  • Remember the Milk: Son especialistas en gestionar tareas y son además divertidos hasta en el nombre... Es multiplataforma y tiene una interface muy depurada. He oido muchas veces lo de "cuanto tiempo tardará Google en comprarles" por su buena integración con Gmail. Es gratis, pero si te gusta no dudes en pagar la versión pro de 25€ al año. 

Herramientas online para gestionar proyectos:

Cuando las tareas se acumulan o cuando necesitas trabajar con más rigor, es cuando te das cuenta que tienes que pasar al siguiente nivel: la gestión de proyectos, especialmente cuando se trata también de gestión de equipos.

  • Teambox:  Totalmente diseñado para la colaboración "social". Está disponible como proyecto opensource que puedes instalar en tu servidor, pero tal como relata en su blog @joseknet de BrainSins, después de usarlo durante un año, confian ahora en la versión hospedada por Teambox. El coste es muy competitivo e incluso tienen un plan gratis de hasta 3 proyectos. Ofrecen también la posibilidad de instalar la solución en tu propio servidor corporativo. Un proyecto de origen español pero con presencia USA. (recomendado también por @arcadi de Entradas.com )
  • Basecamp: A juzgar por los números son los líderes mundiales. Tienen un ecosistema de integraciones y apps gracias a su API. Versión mobile multiplataforma por HTML5. Pagas por un plan que incluye varios proyectos y usuarios ilimitados. Está un poco escondido pero si te fijas tienen una versión gratis.
  • Doolphy:  Otro proyecto español lanzado en el 2010, centrado en la planificación y análisis del proyecto. Lo han completado recientemente con la función smart planner, hay plan gratis y premium. (recomendado por @r_alnasser)
  • OpenAtrium: una distribución de Drupal para instalar en tu propio servidor, lo que definen como "intranet in a box". Además puedes completar con módulos estándar de Drupal para más funciones. Moonlite lo redistribuye como SaaS con planes de precio. Lo usan en Ideup por ejemplo.

Gestión de proyectos integrada en CRM o ERP:

Conviene valorar en el caso de que ya estés usando una herramienta de gestión de ticketing o incidencias, de gestión de clientes CRM o incluso de gestión integral de la empresa ERP, si ya existe algún módulo complementario que gestione proyectos. Es el caso de OpenERP, VtigerCRM, Salesforce o del marketplace para Google Apps.
 

Gestión de proyectos online

Gestión de proyectos de desarrollo de software:

Este tipo de proyectos requieren un sistema de control de versiones de código como Subversion o Git. No lo he probado pero creo que existen plugins al menos para Teambox. De cualquier manera es más clásico encontrar plataformas de tipo Redmine o Jira recomendado por @david_bonilla . Otros apuestan por un mix como la recomendación de @bateman2012 via @marttta: "Nosotros para soft estamos usando git + trac con plugin para metodologías agiles, doc sobre nuxeo. Jabber y asterisk. :)" . 
 
 

Todavía no he decidido cual será mi próxima herramienta, pero trataré de no caer en la trampa de dedicarle demasiado tiempo en elegirla y desde luego en usarla. Una vez mas prevalece el principio K.I.S.S.  :)

Puedes dejar tu experiencia y las herramientas que utilizas en los comentarios.

Comentarios

Excelente

Excelente post y mil gracias por la referencia :)

Desde Teambox

Muchas gracias Pedro por añadirnos a tu lista! Es un placer poder ayudar a tus lectores a gestionar mejor sus proyectos y tareas :)

Enhorabuena por el blog. ¡Saludos!

Herramientas para gestionar proyectos y tareas: Doolphy

¡Hola Pedro!

Desde Doolphy, queremos agradecerte que nos hayas incluido en tu lista :)

Queremos aprovechar para recordaros que estamos a vuestra disposición en Twitter y Facebook para resolveros cualquier duda que tengáis.

Up With Your Projects!

Gestión de proyectos

Enhorabuena por el blog! Permiteme añadir Projify también. Lo usamos para nuestro principal proyecto y hasta ahora estamos muy satisfechos. Está disponible en español.
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Adjunto un enlace con 30 programas de gestión de proyectos para complementar esta entrada http://recursosenprojectmanagement.com/software-proyectos/

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